Enstitü Sekreterliği
- Enstitü Kurulu, Enstitü Yönetim Kurulu’nun belirlenen gündemlerini hazırlamak ve raportörlüğünü yapmak,
- Faaliyet raporu, stratejik plan hazırlama çalışmalarına katılmak, sonuçlarının takip edilerek zamanında ilgili birimlere ulaşmasını sağlamak,
- Akademik personel alımı ile ilgili evrakları düzenlemek,
- Yazı işlerinden çıkacak her türlü yazı ve belgeyi kontrol ederek birimler arasındaki evrak akışını düzenlemek,
- Özlük dosyalarının düzenli tutulup tutulmadığını kontrol etmek, birim temizlik, bakım ve onarımı ile ilgili çalışmaları planlamak, denetlemek ve sonuçlandırmak,
- İdari personel ile ilgili kadro ihtiyaçlarını planlamak,
- Enstitü bütçesinin taslağının hazırlanmasını sağlamak,
- Mal ve hizmet alımlarıyla ilgili hazırlıkları yürütmek, sonuçlandırmak,
- Enstitü kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak, kullandırmak,
- Eğitim-öğretim ve personelle ilgili istatistiksel bilgilerin hazır tutulmasını ve güncellenmesini sağlamak,
- İdari çalışmalar ve eğitim-öğretim faaliyetlerinde kullanılacak makine ve teçhizatı temin etmek,
- Mali işlerden sorumlu personelin hazırladığı sayıştay raporlarının kontrolünü yapmak,
- Araştırma Görevlisi, Ana Bilim Dalı Başkanlığı, Enstitü Yönetim Kurulu Üyelerinin vb. görev sürelerine ilişkin idari iş ve işlemleri takip ederek gerekli işlemleri koordine etmek,
- Enstitüde yapılan her türlü idari işlemlerin koordinasyonunu sağlamak.
Enstitü Müdür Sekreterliği
- Enstitü Müdürlüğü Makamı sekreteryasını yürütmek,
- Enstitüye gelen telefonların ilgili kişilere/birimlere aktarılmasını sağlamak,
- Yapılacak olan konferans, toplantı vb. faaliyetlerde gerekli organizasyon çalışmalarına katkı sunmak,
- Enstitü ve Enstitü çalışanlarına ait gelen kargoların teslimini ve dağıtımını yönetmek,
- İlan ve afişlerin gerekli yerlere asılmasını sağlamak,
- Enstitünün resmi mail adresinin takip etmek ve süreci yönetmek,
- Tezlerin teslim alınması.
Öğrenci İşleri (Lisansüstü)
- Enstitü (Güz-Bahar Yarıyılı) öğrenci yeni kayıt işlemlerini yapmak,
- Öğrenciyle ilgili enstitü ve bölümlerin almış olduğu kurul kararlarını öğrencinin Proliz e-kayıt kartlarına giriş işlemlerini yapmak,
- Öğrenci kimlik kartlarının takibi,
- Tüm programların öğrenci mezuniyet işlemlerini takip etmek,
- Diploma basım işlemleri ve teslim işlemlerini yapmak,
- Kayıt silme – ilişik kesme işlemlerini yürütmek,
- Öğrenci belgesi, Transkript sağlamak,
- Harç ücretlerinin takibi ve sisteme yüklenmesi.
Personel İşleri
- HİTAP sistemine verilerin işlenmesi işlemleri (personel terfileri, giriş-çıkış işlemleri vs...),
- E-SGK sistemine verilerin işlenmesi işlemlerini (personel giriş-çıkış bildirgesi) yapmak,
- İşçi puantajlarını hazırlamak,
- Proje öğrencilerinin sigorta giriş-çıkış işlemleri ve muhtasar beyanname işlemlerini yapmak,
- Akademik ve İdari personelin, iş ve işlemlerinin yönetimini ve takibini sağlamak,
- GABİS-GİBİS sisteminin takibi.
Yazı İşleri
- Enstitü Yönetim Kurulu kararlarının yazılması, alınan kararlarla ilgili yazışmaların yapılarak, takibini sağlamak,
- CİMER yazılarının yazılması ve takibini yapmak,
- Ders görevlendirilmeleri için diğer birimlerden ya da Üniversitelerden talep edilecek öğretim elemanları ile ilgili yazışmaları yapmak,
- Kısmi zamanlı öğrenci alım sürecindeki yazışmaları yürütmek, puantajları yapmak,
- Sosyal Beşeri Etik Kurul’a ve diğer kurumlara ilgili yazışmaları yaparak takibini sağlamak,
- Rektörlük, Ana Bilim Dalı Başkanlıkları ve kurumlarla yapılan yazışmalar,
- Protokol-Proje yazışmaları,
- Personelle ilgili her türlü yazışmalar,
- Müdürlüğe gelen resmi yazışmaların cevapları vb. diğer yazışmalar,
- Birim ve Stratejik Faaliyet Raporları yazımı.
MALİ İŞLER
Tahakkuk
- Personel ile ilgili tüm verilerin KBS'ye işlenmesi ve maaşların yapılarak tahakkuk evrağına bağlanması işlemlerini yapmak,
- “Kesenek Bilgi Sistemi” üzerinden maaş sigorta primlerini yapmak,
- Ek derslerin hazırlanması ve KBS'ye işlenerek tahakkuk evrağına bağlanması işlemlerini yapmak,
- Yolluk işlemlerinin ve MYS sisteminden tahakkuk evrağına bağlanması işlemlerini yapmak,
- Enstitünün verdiği diğer görevleri yerine getirmek,
- Tahakkukla ilgili resmi yazışmaların yapılması.
Taşınır ve Satın Alma
- Taşınır kayıt kontrol işlemlerini yapmak,
- Mal ve hizmet alımlarında MYS sisteminden ödeme evraklarının hazırlanmasını sağlamak,
- Enstitüde bulunan demirbaşların korunmasını, onarımlarını ve ödenek dahilinde yapılmasını sağlamak,
- Temizlik ve kırtasiye malzemelerinin kontrollerini yaparak eksik olması durumunda yetkililere bilgi vererek piyasa araştırması sonucunda alınmasını sağlamak,
- Enstitünün verdiği diğer görevleri yerine getirmek,
- Demirbaş otomasyonu (dmbs.gantep.edu.tr) giriş-çıkış ve güncellemelerin yapılması,
- Taşınır ve satın alma ilgili resmi yazışmaların yapılması,
- Enstitünün verdiği diğer görevleri yapmak.