Enstitü Sekreterliği
- Enstitü Kurulu, Enstitü Yönetim Kurulu’nun raportörlüğünü yapmak.
- Faaliyet raporu, stratejik plan hazırlama çalışmalarına katılmak, sonuçlarının takip edilerek zamanında ilgili birimlere ulaşmasını sağlamak
- Akademik personel alımı ile ilgili idari süreci yürütmek
- Yazı işlerinden çıkacak her türlü yazı ve belgeyi kontrol ederek birimler arasındaki evrak akışını düzenlemek
- Özlük dosyalarının düzenli tutulup tutulmadığını kontrol etmek, birim temizlik, bakım ve onarımı ile ilgili çalışmaları planlamak, denetlemek ve sonuçlandırmak
- İdari personel ile ilgili kadro ihtiyaçlarını planlamak
- Enstitü bütçesinin taslağının hazırlanmasını sağlamak
- Mal ve hizmet alımlarıyla ilgili hazırlıkları yürütmek, sonuçlandırmak
- Enstitü kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak, kullandırmak
- Eğitim-öğretim ve personelle ilgili istatistiksel bilgilerin hazır tutulmasını ve güncellenmesini sağlamak
- İdari çalışmalar ve eğitim-öğretim faaliyetlerinde kullanılacak makine ve teçhizatı temin etmek
- Mali işlerden sorumlu personelin hazırladığı Sayıştay raporlarının kontrolünü yapmak
- Araştırma Görevlisi, Ana Bilim Dalı Başkanlığı, Enstitü Yönetim Kurulu Üyelerinin vb. görev sürelerini takip ederek işlemlerini yaptırtmak.
- Enstitüde yapılan her türlü idari işlemlerin koordinasyonunu sağlamak
Sekreterlik
- Enstitü Müdürlüğü sekreteryasını yürütmek
- Enstitüye gelen telefonların ilgili kişilere/birimlere aktarılmasını sağlamak
- Yapılacak olan konferans, toplantı vb. faaliyetlerde gerekli organizasyon çalışmalarına katkı sunmak
- Enstitü ve Enstitü çalışanlarına ait gelen kargoların teslimini ve dağıtımını yönetmek
- İlan ve afişlerin gerekli yerlere asılmasını sağlamak
- Enstitünün resmi mail adresinin takip etmek ve süreci yönetmek
- Tezlerin Teslim alınması, Tezlerin YÖK’e yüklenmesi
- Enstitü Kurulu ve Enstitü Yönetim Kurulu kararlarının yazılması, alınan kararlarla ilgili yazışmaların yapılarak, takibinin sağlanması
- Ders görevlendirilmeleri için diğer birimlerden ya da Üniversitelerden talep edilecek öğretim elemanları ile ilgili yazışmaları yapmak
- Enstitünün vereceği diğer görevleri yapmak.
Öğrenci İşleri (Yüksek Lisans-Doktora)
- Enstitü (güz-bahar) öğrenci yeni kayıt işlemleri
- Öğrenciyle ilgili Enstitü Yönetim ve Kurul Kararlarının, öğrencinin proliz e-kayıt kartlarına giriş işlemlerinin yapılması
- Öğrenci kimlik kartları takibi
- Tüm programların öğrenci mezuniyet işlemleri
- Diploma basım işlemleri ve teslimi
- Kayıt silme – ilişik kesme işlemleri
- Öğrenci belgesi, Transkript verilmesi
- Harç ücretlerinin takibi ve sisteme yüklenmesi
- Enstitünün vereceği diğer görevleri yapmak
Personel İşleri
- HİTAP sistemine verilerin işlenmesi işlemleri (personel terfileri, giriş-çıkış işlemleri vs.…)
- E-SGK sistemine verilerin işlenmesi işlemlerini (personel giriş-çıkış bildirgesi) yapmak
- İşçi puantajlarını hazırlamak
- Proje öğrencilerinin sigorta giriş-çıkış işlemleri ve muhtasar beyanname işlemlerini yapmak
- Akademik ve İdari personelin, iş ve işlemlerinin yönetimini ve takibini sağlamak
- GABİS-GİBİS sisteminin takibi
- Enstitünün vereceği diğer görevleri yapmak
Yazı İşleri
- CİMER yazılarının yazılması ve takibini yapmak
- Kısmi zamanlı öğrenci alım sürecindeki yazışmaları yürütmek, puantajları yapmak.
- Sosyal Beşerî Etik Kurul yazışmaları
- Rektörlük, Ana Bilim Dalı Başkanlığı ve diğer birim ve kurumlarla yapılan yazışmalar
- Protokol-Proje yazışmaları
- Personelle ilgili her türlü yazışmalar
- Müdürlüğe gelen resmi yazışmaların cevapları vb. diğer yazışmalar
- Birim ve Stratejik Faaliyet Raporları yazımı
- Enstitünün vereceği diğer görevleri yapmak
MALİ İŞLER
Tahakkuk
- Personel ile ilgili tüm verilerin KBS'ye işlenmesi ve maaşların yapılarak tahakkuk evrağına bağlanması işlemlerini yapmak
- Kesenek Bilgi Sistemi üzerinden maaş sigorta primlerini yapmak
- Ek derslerin hazırlanması ve KBS'ye işlenerek tahakkuk evrağına bağlanması işlemlerini yapmak
- Yollukların yapılması ve MYS sisteminden tahakkuk evrağına bağlanması işlemlerini yapmak
- Enstitünün verdiği diğer görevleri yerine getirmek
- Tahakkukla ilgili resmi yazışmaların yapılması
- Enstitünün vereceği diğer görevleri yapmak
Taşınır ve Satın Alma
- Taşınır kayıt kontrol işlemlerini yapmak
- Mal ve hizmet alımlarında MYS sisteminden ödeme evraklarının hazırlanmasını sağlamak
- Enstitüde bulunan demirbaşların ilgili personele zimmeti bakım ve onarımının takibi
- Temizlik ve kırtasiye malzemelerinin kontrollerini yaparak, eksilmesi durumunda yetkililere bilgi vererek piyasa araştırması sonucunda alınmasını sağlamak
- Enstitünün verdiği diğer görevleri yerine getirmek
- Demirbaş otomasyonu (dmbs.gantep.edu.tr) giriş-çıkış ve güncellemelerin yapılması
- Taşınır ve satın alma ilgili resmi yazışmaların yapılması
- Enstitünün vereceği diğer görevleri yapmak